- Productieplanning
- Personeelsplanning
- Jaarplanning
- Kwartaalplanning
- Weekplanning
- Dagplanning
Je maakt natuurlijk een planning voor de productie en je medewerkers. Met een planning zorg je ervoor dat alle processen in de slagerij goed op elkaar aansluiten. Je maakt de kans op onverwachte problemen hiermee kleiner. In dit magazine krijg je praktische tips om jouw planning nog beter te maken.
Keurslagerij Klaver
Specialiteitenslagerij J. Hemmen
Wanneer kun je drukke of rustige periodes verwachten en is er normale of aangepaste bezetting nodig? Kijk hiervoor ook naar het vorige jaar.
Let op: niet elk jaar is hetzelfde! Zo is een WK Voetbal goed voor de snackverkoop maar komt een WK niet elk jaar terug. Tip: plan alvast het teamoverleg in. Dan kan iedereen daar rekening mee houden.
Het is handig als de vakantieplanning van de medewerkers al in grote lijnen vast staat aan het begin van het jaar. Je weet dan beter wat je kunt verwachten.
De kwartaalplanning is een meer nauwkeurige planning. Hierin staat precies wanneer de medewerkers werken, wat je wilt produceren in een periode, welke acties je wilt voeren en wat speciaal is in jouw assortiment.
Gebruik de cijfers van je accountant zodat je actief kunt sturen op de productie- en personeelsplanning. Zo kun je op basis van de cijfers van het vorige kwartaal bijvoorbeeld minder/meer produceren of minder/meer medewerkers inzetten.
Tip: bespreek deze planning in het teamoverleg.
In de weekplanning staat heel specifiek welke medewerkers wanneer werken en welke producten worden gemaakt. Vier weken vormen samen het ‘dienstrooster’. Dit rooster moet je volgens de cao twee weken van te voren doorgeven.
Natuurlijk kunnen er altijd dingen veranderen. Tip: bespreek elke week de grote lijnen voor de komende week: zijn er nog belangrijke dingen in de productie, promotie of personeelsplanning?
De dagplanning is het meest definitief. Je weet precies welke medewerkers je op welke dag kunt verwachten. Natuurlijk kan ziekte wel eens iets in de war schoppen. Bereid je daarop voor door medewerkers achter de hand te houden. Dit kunnen parttimers zijn op oproepbasis.
Tip: maak de planning zichtbaar door de taken op een whiteboard te schrijven. Vooral voor nieuwe medewerkers is dit een handig hulpmiddel.
Je kunt al ver van te voren beginnen met plannen. Dat doe je met een jaarplanning.
De jaarplanning is globaal en staat nog niet helemaal vast. Het geeft je een globaal beeld van alles wat er in een jaar gebeurt zoals de feestdagen maar ook lokale activiteiten.
De jaarplanning wordt steeds specifieker gemaakt in de kwartaal- , week- en dagplanning.
De feestdagen komen elk jaar weer terug, maar het precieze tijdstip verschilt! In je productieplanning neem je misschien andere producten op dan normaal. Ook plan je meer medewerkers in. Begin op tijd met de inkoop: anders zit je met kerst zonder ossenhaas of met een hele dure!
Er zijn periodes waarin klanten meer of minder te besteden hebben. Vaak is de gemiddelde besteding aan het begin van de maand wat hoger omdat het salaris is betaald. Sluit daar op aan met je promoties. Met een proeverij bijvoorbeeld. Neem in je planning tijd op voor de voorbereidingen.
Stamppot in de winter of barbecue in de zomer: elk seizoen heeft eigen producten. Ken de seizoenen en weet wat je klant verwacht. Ook het weer bepaalt je verkoop. Bij mooi weer gaan je klanten vaak barbecueën. Bij slecht weer blijven ze liever thuis. Houd ook het weer goed in de gaten!
Weet jij wat er speelt in de omgeving van je slagerij? Lokale activiteiten zijn vaak al van tevoren bekend. Handig om te weten voor je planning. Het kan dan rustig of juist druk zijn. Je bepaalt alvast of je dan een actie wilt doen. Met een slagerskraam met broodjes beenham bijvoorbeeld.
Laat je medewerkers al aan het begin van het jaar de vakantiedagen aangeven. Je weet dan op tijd waar je aan toe bent. Je medewerkers ook! Kijk goed wanneer je klanten op vakantie gaan. Misschien is dat een reden om je openingstijden in de vakantie aan te passen?
De feestdagen, klantbestedingen, seizoenen, lokale activiteiten, vakantieperiodes: allemaal dingen die je planning beïnvloeden.
Welke grootte je ook kiest: maak een goede afweging. Grotere porties maken is efficiënter. De voorbereidings- en schoonmaaktijd is uiteindelijk minder lang. Toch is dit niet de enige afweging die je maakt. Je kijkt ook naar de grootte van je koelcel (hoeveel vlees kan ik kwijt?) en of je vers vlees wilt leveren of vers uit de diepvries. Kijk naar je doelgroep: wie wil je aanspreken? Wat past bij hen?
Welke grootte je ook kiest: maak een goede afweging. Grotere porties maken is efficiënter. De voorbereidings- en schoonmaaktijd is uiteindelijk minder lang. Toch is dit niet de enige afweging die je maakt. Je kijkt ook naar de grootte van je koelcel (hoeveel vlees kan ik kwijt?) en of je vers vlees wilt leveren of vers uit de diepvries. Kijk naar je doelgroep: wie wil je aanspreken? Wat past bij hen?
De arbeidsproductiviteit is de verhouding tussen je omzet en de gewerkte uren van een periode. De berekening gaat zo: de omzet delen door het gewerkte aantal uren in een periode (bijvoorbeeld een dag, week, maand, kwartaal of jaar).
Je weet nu hoe hoog je omzet is per gewerkt uur. Natuurlijk wil je dat de arbeidsproductiviteit zo hoog mogelijk is: een zo hoog mogelijke omzet met zo min mogelijk arbeid.
De arbeidsproductiviteit verhogen kan door betere scholing, betere machines maar ook door een betere verdeling van de arbeid, de planning.
Of je met je planning op de goede weg zit of dat je moet bijsturen, zie je door de arbeidsproductiviteit te berekenen. Het is dan wel belangrijk dat je voor jezelf een streefgetal hebt. Dit verschilt per bedrijf en is afhankelijk van de manier van inkoop en de mate van eigen productie.
De arbeidsproductiviteit gaat omhoog als dezelfde omzet met minder arbeid kan worden behaald. Gaat de arbeidsproductiviteit omlaag, dan is er meer arbeid nodig om dezelfde omzet te behalen.
Houd ook rekening met factoren die de omzet beïnvloeden: aantal klanten en de gemiddelde besteding per klant.
In slagerij Kamp worden in één week 170 uren gewerkt. De omzet voor die week is 9000 euro.
De arbeidsproductiviteit is: 9000/170 = 53. Per gewerkt uur is de omzet 53 euro.
Het streefgetal van slagerij Kamp is 65 euro per gewerkt uur. De arbeidsproductiviteit moet dus omhoog. Dit kan door goed te kijken naar de verdeling van de mensen. Staan er misschien te veel medewerkers op de werkvloer?
Arbeid is een grote kostenpost in elk bedrijf. Daarom is het belangrijk om medewerkers slim in te zetten.
Een goede planning van alle werkzaamheden en de beschikbare tijd van medewerkers is het begin. Een berekening van de arbeidsproductiviteit helpt je hierbij. Het is een kengetal dat je kunt gebruiken in je planning.
Je wilt in de personeelsplanning zo slim mogelijk te werk gaan. Je kijkt goed wanneer je je medewerkers inzet en wie je inzet. Een paar tips van collega’s:
“Mijn medewerkers kunnen zoveel mogelijk soorten taken uitvoeren. Zo kan ik ze flexibeler inzetten.”
“Ik heb een sms-groep met parttimers. Die gebruik ik bij ziekte. Heel handig, er reageert altijd wel iemand.”
“Op rustige dagen plan ik medewerkers twee uur later in. We staan dan niet met teveel mensen in de slagerij.”
“Ik werk vooral met parttimers omdat ik hen flexibeler in kan zetten.”
“In de vakantie pas ik mijn openingstijden aan. Zo staan we niet voor niets in de slagerij.”
Dennis van Dun over planning
Met welke planning werk jij in de slagerij?
“Wij zijn met 48 collega’s en door goede planningen te maken zorgen we dat de slagerij goed loopt. We gebruiken verschillende soorten planningen.
- Belangrijk is bijvoorbeeld onze verkooppplanning. Hierin nemen we de verwachtte verkoop op, wat de aanbiedingen zijn en we houden hierin bij wat de hardlopers van ons assortiment zijn. Als je dit goed bijhoudt en plant, heb je minder derving. Deze planning maak ik in overeenstemming met de afdelingen van de slagerij.
- De productieplanning en de verkoopplanning zijn sterk op elkaar afgestemd. In de productieplanning vind je bijvoorbeeld de planning van de warme en koude keuken, de broodjes. Hier staat in wanneer wat wordt gemaakt op de dag en ook hoeveel. Als je vandaag iets maakt en morgen weer, dan kun je beter vandaag iets meer maken (als het kan qua THT). Met deze planning voorkomen we dat we ad hoc werken. Deze planning maken de afdelingen van onze slagerij zelf, zo dragen zij daar ook de verantwoordelijkheid voor.
- Ons promotieplan is van invloed op de verkoop- en productieplanning. Hierin staat voor langere tijd in wat de aanbiedingen worden. Daar moet de productie en verkoop natuurlijk op afgestemd te worden om de klanten de aanbiedingen te kunnen bieden.
- Uiteraard hebben we een personeelsplanning. Hierin staan de ingezette uren en vrije dagen. Zo monitoren we deze kosten. De personeelsplanning maak ik zelf. Tot slot is er nog de schoonmaakplanning, wanneer we wat schoonmaken.
Het lijken misschien veel planningen, maar deze planningen zorgen echt voor rust in de slagerij. Daarnaast werken we er erg efficiënt door.''
Hoe speel je in op speciale momenten in het jaar, zoals Pasen en Kerst?
''Voor zulke drukke momenten gebruiken we draaiboeken. Hier moet je echt op tijd mee beginnen! Dit doen we met een teamoverleg en dan bespreken wie wat doet. We maken er ook gelijk een personeelsplanning bij zodat meteen duidelijk wordt wanneer we extra personeel nodig hebben. Je moet proberen alle vragen en knelpunten van de voren al boven tafel te krijgen en te pareren.
Het belangrijkste van op tijd beginnen en deze planningen maken is de rust bewaren. Zeker rondom kerst is het erg druk, dus dan wil je structuur hebben. Anders krijg je een chaos en dat is voor niemand prettig. Je kunt dan ook niet wegzetten wat je zou kunnen. Daar is je klant uiteindelijk ook de dupe van.”
Welke planningstips heb je voor andere slagers?
“Planningen hangen allemaal met elkaar samen. Als je verkoopplanning klopt, dan kun je je andere planningen daar op aan laten sluiten. Dat geeft veel rust en structuur in je slagerij.
Een promotieplan kan je veel brengen. In mijn plan staat wat ik de komende drie maanden in de actie zet en wat ik ermee wil bereiken. Hier voorkom je ad hoc beslissingen mee. Ook de promotie naar buiten staat in dit plan. Als je hier van tevoren over nadenkt, kun je je promoties beter lanceren. Je kunt hier heel ver in gaan, zoals: hoe vaak plaats ik iets op sociale media en hoe vaak breng ik nieuwsbrieven uit. Dit draagt zeker bij aan een maximale verkoop halen.”
Dennis van Dun over planning
“Voor iedere taak heb ik minimaal één medewerker beschikbaar in mijn personeelsbestand. Zo kan ik ziekte goed opvangen.”
“Over een jaar gaat mijn chef met pensioen. Ik ben nu alvast bezig met een nieuwe chef. Hij kan dan goed worden ingewerkt.”
“Een juiste verdeling van de taken vind ik belangrijk. De worstmaker maakt nooit de ramen schoon. Daar is hij te duur voor.”
“Bij het aannemen van nieuwe medewerkers let ik op flexibiliteit: kan iemand meerdere taken uitvoeren? Dit zorgt voor een optimale productiviteit.”
Het maken van een planning: het ligt nogal voor de hand. Je stemt hiermee alle bedrijfsprocessen goed op elkaar af. Je kunt dit per jaar, kwartaal, week en dag doen.
Maak de planning op tijd, zodat je op de zaken vooruit loopt. Je maakt de kans op problemen dan kleiner. Houd in je planning rekening met je verkoop en je medewerkers. Daarvoor moet je je eigen verkoopcijfers en je medewerkers goed kennen!
.jpg)
Zicht krijgen op je verkoop
Houd je verkoop twee maanden lang bij door te kijken in het kassasysteem.
- Welke producten lopen goed, welke minder?
- Wanneer is het druk in je winkel en wanneer rustig?
Is dit een reden om je productie en je planning daarvan aan te passen? Hoe zit dat met je personeelsplanning? Houd hierbij rekening met eventuele feestdagen of vakantieperiodes die een vertekend beeld kunnen geven.
Een jaarplanning maken
Een jaarplanning is een goede basis, waar je de kwartaal- week- en dagplanning op kunt aanpassen. Maak een jaarplanning en houd zo mogelijk rekening met de volgende punten:
- de vakantiedagen van medewerkers
- de activiteiten in de buurt
- de verkooppieken en –dalen (klantaantallen) op basis van vorige jaren
